Organisateur de soirée? Vous trouverez sur cette page quelques conseils & astuces pour préparer votre événement dans les meilleures conditions.
Agencement de la salle
Certaines salles (salles polyvalentes, gymnases) ne sont pas toujours adaptées pour y organiser un bal ou un dîner dansant avec animation musicale. Retrouvez nos conseils lorsque vous avez la possibilité de moduler le placement des divers éléments de la salle.
Ceci s’applique d’autant plus pour les animations en extérieur.
- Pour une meilleure diffusion sonore, il sera toujours recommandé de placer la scène dans le sens de la longueur de la salle et non de la largeur.
- Évitez les tables sur les côtés de la scène.
- Pensez au placement des tables, personne ne doit être complètement dos à la scène.
- Téléchargez notre plan pour la partie téchnique sur scène
- Idéalement, la scène est surélevée entre 30cm et 1m pour une configuration petite à moyenne. 1m et + pour les plus grosses configurations
- Nous préconisons un espace d’au moins 1m entre la scène et la piste de danse. Lors d’événement ouvert au public et plus important il est recommandé de laisser un espace d’autant plus conséquent et de mettre en place des crash barrières ou barrières Vauban afin de sécuriser les spectateurs ainsi que le matériel.
- En dehors des formules « concert », la majeure partie de vos clients sera un public de danseur, pensez à les mettre à l’aise en mettant une vraie piste de danse en place. Un vestiaire…
Communication
L’un des points les plus souvent mis à l’arrière plan mais qui, une fois maîtrisé, a toute son importance. Une bonne communication vous garantira une meilleure visibilité, vous pourrez ainsi renouveler vos soirées d’années en années de manière plus pérenne.
Premièrement, il est important de fixer les conditions de votre événement (lieu, tarif, menu, horaires, coordonnées de réservation, etc…) le plus tôt possible. 6 mois à l’avance est un bon exemple pour une soirée dansante.
Cela vous permettra de travailler sur votre communication web/papier plus sereinement.
Flyers, affiches :
Petit, moyen ou grand événement, peu importe, il se doit d’avoir une image soignée, qui accrochera votre clientèle. Il est toujours recommandé de créer une affiche qui pourra être adaptée en flyer. Pensez à nous inclure dans la boucle, l’orchestre les distribua lors de ses représentations précédentes.
ATTENTION, évitez les créations maisons avec des outils inadaptés comme Word ou Publisher. Il y a des standards à respecter, des astuces à connaitre.
Retrouvez quelques éléments graphiques (logos, photos) en Téléchargement.
NOTRE FORCE :
Nous mettons GRATUITEMENT à votre disposition nos compétences en matière d’infographie, de design. Nous vous proposons d’homogénéiser l’ensemble des documents nécessaires à la communication de votre événement.
Nos contacts avec des imprimeurs professionnels vous garantirons des prix aux tarifs les plus attractifs.
Exemples :
– Création graphique d’une affiche, d’un flyer, d’un dépliant pour votre événement => GRATUIT
– 2500 flyers A5 pour moins de 55€
– 100 Affiches A2 pour moins de 60€
N’hésitez pas à nous contacter pour avoir d’avantage de renseignements…
Nos réalisations :
Réseaux sociaux :
L’aire du numérique est bien encrée dans notre quotidien… Les réseaux sociaux permettent de diffuser gratuitement de l’information en masse. Encore une fois, il est possible de vous accompagner pour vous faire profiter de notre expérience.
- Pour les plus motivés un teaser vidéo sur YouTube attirera encore plus l’œil de votre clientèle.
- Créez une page Facebook au nom de l’organisation.
- Ajoutez un événement avant que quelqu’un d’étranger à l’organisation ne le fasse. Cela vous assurera de maîtriser le contenu publié et aussi d’avoir une idée des retombées. (personnes intéressées, inscrites)
- N’oubliez pas de partager numériquement vos éléments de communication (flyers, affiches, etc…). Les éléments graphiques auront toujours plus d’impacte qu’un simple texte.
Le travail continu après l’événement
Le photographe de soirée devient incontournable. On le retrouve essentiellement dans les discothèques mais les plus avancés en ont déjà fait une habitude et les retombées sont intéressantes.
Les gens sont férus des photos de soirées… Une fois postées, l’audience de notre site et de notre page Facebook accroît considérablement. Cela nous permet en même temps de capter l’attention du visiteur et de communiquer sur un prochain événement.
Matthieu, Président associatif.
Vous avez peut-être un photographe amateur dans vos troupes qui se fera un plaisir d’immortaliser la soirée…
Autrement nous serions ravis de vous faire profiter de notre carnet d’adresse pour vous trouver un photographe professionnel ou semi pro qui saura répondre à votre demande.